Một lời mời họp hiển thị cùng một sự kiện cho mọi người, nhưng nó có thể chiếm những phần rất khác nhau trong cuộc sống của họ. Một đồng nghiệp thấy một khung giờ giữa buổi sáng thoải mái; người khác lại thấy bữa tối biến mất khỏi lịch. Khi mô hình đó lặp lại, lịch trình trở thành một quyết định về việc thời gian của ai dễ dàng di chuyển nhất. Tôi sẽ làm rõ quyết định đó thay vì để đồng hồ của người tổ chức tự động quyết định.
Đếm số giờ thực sự được sử dụng
Báo cáo tháng 6 năm 2025 của Microsoft về ngày làm việc đã mô tả sự hợp tác ngày càng tăng giữa các múi giờ trong dữ liệu nơi làm việc của họ. Những quan sát đó liên quan đến số lượng người tham gia và các phương pháp trong báo cáo đó; chúng không phải là thống kê dân số của mọi công việc hoặc bằng chứng về nhóm cụ thể của bạn. Gợi ý hữu ích đơn giản hơn: hãy xem lịch của riêng bạn và xem sự bất tiện nằm ở đâu.
Số giờ làm việc của một người mang đến một góc nhìn khác. Một cuộc họp 30 phút với 8 người tham dự chiếm 4 giờ làm việc của một người trước khi chuẩn bị hoặc theo dõi. Phép tính đó không làm cho cuộc họp trở nên lãng phí. Một quyết định khó khăn có thể dễ dàng biện minh cho thời gian đó. Điều đó có nghĩa là việc rút ngắn lời mời và giảm số người tham dự không cần thiết trả lời các phần khác nhau của cùng một câu hỏi.
Hãy sử dụng cả ngày và thành phố
Chỉ sử dụng nhãn múi giờ là một kế hoạch chưa đầy đủ khi giờ tiết kiệm ánh sáng ban ngày thay đổi độ lệch cục bộ. Hãy chọn ngày họp thực tế và thành phố hoặc múi giờ khu vực có liên quan. Đối với một sự kiện định kỳ, hãy kiểm tra ngày tháng trước và sau khi thay đổi giờ theo mùa thay vì giả định rằng sự khác biệt giữa hai văn phòng là không đổi.
Công cụ chồng chéo cuộc họp của chúng tôi so sánh các khung giờ làm việc bạn nhập cho một ngày đã chọn. Kết quả phụ thuộc vào những thông tin đầu vào đó. Sự chồng chéo về mặt kỹ thuật giữa 9 giờ sáng và 5 giờ chiều không phải là sự cho phép để bỏ qua lịch trình đã thỏa thuận, giờ nghỉ trưa hoặc ngày lễ địa phương của đồng nghiệp. Hãy hỏi mọi người về các khung giờ có thể sử dụng được trước khi coi kết quả đầu ra của máy tính là câu trả lời.
Giả sử một khu vực cung cấp hai giờ khả dụng và một khu vực khác chỉ cung cấp một giờ. Khung giờ hẹp hơn có thể hữu ích cho những người có quyết định quan trọng, trong khi những người khác có thể đóng góp bằng văn bản. Đây là một ví dụ lập kế hoạch giả định, không phải là quy tắc rằng văn phòng lớn nhất luôn nhận được thời gian thuận tiện nhất.
Quyết định phần nào cần có cuộc trò chuyện trực tiếp
Một số cuộc họp kết hợp ba công việc: phân phối thông tin, làm rõ câu hỏi và đưa ra quyết định. Một bản tóm tắt bằng văn bản đôi khi có thể xử lý công việc đầu tiên trước khi gọi điện. Các câu hỏi có thể tiết lộ liệu có sự bất đồng thực sự nào cần được thảo luận hay không. Phần trực tiếp sau đó có thể tập trung vào lựa chọn còn lại.
Một quy trình không đồng bộ cần một người chịu trách nhiệm rõ ràng và một thời hạn cụ thể. Một tài liệu yêu cầu mọi người bình luận bất cứ khi nào họ có thời gian có thể chỉ đơn giản là loại bỏ sự không chắc chắn khỏi lịch trình. Nêu rõ quyết định, các lựa chọn, ai có quyền quyết định cuối cùng và khi nào các phản hồi sẽ được xem xét. Ghi lại ngắn gọn kết quả để đồng nghiệp vắng mặt có thể hiểu những gì đã thay đổi.
Tôi cũng sẽ phân biệt sự tham dự tùy chọn với ảnh hưởng tùy chọn. Người không thể tham gia vào một giờ không thuận tiện vẫn nên có một cách thức có ý nghĩa để cung cấp thông tin liên quan. Việc luân phiên thời gian họp có thể chia sẻ sự bất tiện khi không có khung thời gian chung, mặc dù việc luân phiên không làm cho một giờ không hợp lý trở nên dễ chịu hơn.
Đo lường xem sự thay đổi có giúp ích hay không
Hãy thử một điều chỉnh nhỏ cho một cuộc họp định kỳ: phân phát bản tóm tắt trước, giảm chương trình nghị sự trực tiếp hoặc luân phiên khung giờ. Sau đó hãy hỏi xem các quyết định có trở nên rõ ràng hơn không, việc theo dõi có giảm đi không và sự tham gia có còn hữu ích không. Một sự kiện ngắn hơn tạo ra nhiều thông điệp khó hiểu có thể không tiết kiệm được nhiều thời gian tổng thể.
Mục tiêu là một sự sắp xếp công việc mà mọi người có thể giải thích và duy trì. Lịch không chỉ đơn thuần là nơi để ghi lại quyết định sau khi nó đã được đưa ra. Đối với một nhóm toàn cầu, việc chọn giờ đã là một phần của quyết định.
Sử dụng thời gian chung công bằng hơn
Kiểm tra khung giờ làm việc thực tế tại địa phương, làm rõ sự bất tiện và dành thời gian trực tiếp cho phần quyết định cần thảo luận.
Tại sao một cuộc họp định kỳ lại bị dịch chuyển một giờ đối với một số người tham dự?
Các khu vực không phải tất cả đều thay đổi đồng hồ vào cùng một ngày, và một số khu vực không sử dụng giờ tiết kiệm ánh sáng ban ngày. Do đó, một cuộc họp được neo theo giờ địa phương của một khu vực có thể xuất hiện ở một giờ địa phương khác ở nơi khác.
Tham gia thảo luận
Bình luận được hiển thị sau khi xem xét và phê duyệt. Ý kiến khác biệt đúng chủ đề vẫn được chấp nhận.